Z naszej praktyki wynika, że firmy niejednokrotnie umieszczają w stopkach e-maili różnego rodzaju oświadczenia. Zdarza się, że takie oświadczenia dotyczą zwolnienia danej firmy w jakimś zakresie z odpowiedzialności cywilnoprawnej za świadczone usługi. W naszej ocenie zastrzeżenia takie w większości przypadków nie będą jednak skuteczne.

Podstawą współpracy między przedsiębiorcami jest z reguły umowa – zawierana w formie pisemnej, elektronicznej, względnie dokumentowej, ale w każdym razie stanowiąca wyodrębniony plik, czy dokument. To ona określa prawa i obowiązki stron. Często stosuje się przy tym tzw. wzorce umowne: regulaminy, czy ogólne warunki umowne. W tych wypadkach praw i obowiązków stron nie kształtuje treść korespondencji e-mail – ewentualnie może ona doprecyzować pewne postanowienia umowne, np. dookreślać szczegóły dostawy towaru. Oczywiście w zakresie nieuregulowanym  w umowie, stosuje się obowiązujące przepisy prawa, jednak zgodnie z nimi, odpowiedzialność strony za zobowiązanie jest zasadą, dlatego, aby odstąpić od tej reguły – niezbędna jest stosowna klauzula wyłączająca.

Skuteczne wyłączenie odpowiedzialności powinno zostać wprowadzone wprost do treści zawieranej umowy, ewentualnie powinno się znaleźć w stosowanym regulaminie, czy ogólnych warunkach umownych.
Trzeba jednak pamiętać, że co do zasady w razie sprzeczności pomiędzy treścią umowy, a regulaminem, pierwszeństwo ma umowa. W związku z tym sformułowanie omawianej klauzuli w umowie jest rozwiązaniem bezpieczniejszym, natomiast, aby móc oprzeć się na postanowieniach regulaminu (ogólnych warunków umownych), należałoby zastrzec w umowie, że w sprawach nieuregulowanych stosuje się te postanowienia i w razie sprzeczności mają one pierwszeństwo przed umową. Poza tym nie wystarcza samo tylko odesłanie do regulaminu (ogólnych warunków umownych), ale dokument ten musi zostać Państwa kontrahentowi udostępniony przed zawarciem umowy, aby mógł on się z nim zapoznać – np. w wiadomości elektronicznej w formie załącznika lub poprzez odesłanie do strony internetowej.

Zastrzeżenie sformułowane w stopce e-maila może natomiast wywołać skutki prawne w sytuacji, gdy umowa zostaje zawarta w drodze wymiany e-maili. Wyobraźmy sobie następujący schemat: pierwszy e-mail, to zapytanie o usługę, w odpowiedzi druga strona wysyła e-maila, w którym przedstawia warunki realizacji zamówienia z odpowiednimi zastrzeżeniami sformułowanymi w stopce, po czym otrzymuje wiadomość, że kontrahent akceptuje przedstawione warunki. W takim wypadku warunki umowy zawarte są w treści wymienionych e-maili. Nawet jednak wtedy, zdecydowanie bezpieczniej jest zawrzeć stosowne wyłączenia odpowiedzialności, np. w załączonym pliku z ofertą. Trzeba też przy tym pamiętać o zakazach ograniczenia odpowiedzialności w zakresie, w jakim mogą stanowić tzw. klauzule niedozwolone (art. 385¹ i nast. kc), a także z tytułu rękojmi wobec konsumentów (art. 558 par. 1 kc).

W Kancelarii TRĘBICKI HOŁOWIŃSKA często wspieramy naszych Klientów w formułowaniu treści zawieranych przez nich umów, ze szczególnym uwzględnieniem klauzul kształtujących odpowiedzialność stron. Jeśli więc chcielibyście Państwo zabezpieczyć interes swojej firmy przy okazji zawieranej umowy, zapraszamy do kontaktu – chętnie podzielimy się z Państwem zdobytym doświadczeniem w tym obszarze.